Mamy tendencję do wysyłać W dzisiejszych czasach większość naszej pisemnej komunikacji wysyłamy za pośrednictwem poczty elektronicznej. Minęły już czasy, kiedy pisało się list na maszynie lub nawet ręcznie, a następnie wysyłało się go za pośrednictwem systemu pocztowego!

Fakt, że wysyłasz wiadomość za pośrednictwem poczty elektronicznej, nie oznacza, że powinieneś zapomnieć o ogólnej etykiecie. Łatwo jest założyć, że e-mail jest taki sam jak SMS, ale nie zawsze będziesz wysyłał wiadomości do osoby, którą znasz na tyle dobrze, by móc swobodnie posługiwać się językiem.

Ważne jest, aby zrozumieć tajniki etykiety e-mailowej, aby przypadkiem nie urazić kogoś lub nie wywołać złego wrażenia. Pamiętaj, że każdy rodzaj komunikacji wysyłanej przez Twoją firmę jest odzwierciedleniem pracy, jaką wykonuje cała firma.

Jeśli e-mail, który wysyłasz do klienta jest tandetny lub pokazuje brak opieki, będą zakładać, że reszta pracy, którą robisz, a produkty i usługi, które dostarczasz jako firma, będą równie pozbawione opieki. To nie ma znaczenia, czy widzą, że masz wszystkie sposoby modne meble biurowe lub nie, jeśli otrzymują wiadomość, która nie podoba im się, mogą rozważyć nie robienie interesów z tobą ponownie.

Sprawdź tę infografikę, która upraszcza cały temat etykiety e-mailowej.

Źródło - https://www.lifewire.com/fundamental-email-etiquette-1171187

Jeśli wpiszesz w Google 'email etiquette', znajdziesz mnóstwo zasad i reguł, których powinieneś przestrzegać, ale to naprawdę nie musi być aż tak skomplikowane. Po prostu sprowadza się to do bycia uprzejmym, unikania slangu lub skróconego języka i utrzymywania profesjonalnej postawy przez cały czas.

Oczywiste jest, że należy unikać wielkich liter przez cały czas, z wyjątkiem naturalnych wielkich liter na początku zdania lub w nazwach. Jeśli napiszesz coś dużymi literami, to w zasadzie krzyczysz na tę osobę! Możesz myśleć, że po prostu podkreślasz coś, prawie tak samo jak pogrubienie, ale jest to powszechne porozumienie, że wszystkie wielkie litery oznaczają krzyk. Nikt nie lubi, gdy się na niego krzyczy!

Powinieneś też za wszelką cenę unikać text speak. Nie siedzisz przy biurku i nie rozmawiasz z przyjacielem przez SMS, ale wysyłasz pisemną wiadomość w imieniu firmy. E-maile mogą być łatwe do wysłania i znacznie szybsze niż pisanie listu, ale nadal są bardzo ważną formą komunikacji pisemnej i musisz użyć tego samego podejścia, jeśli chcesz uzyskać takie same wyniki.

Organizowanie swoich e-maili

Oczywiście kluczowa jest organizacja, ponieważ pomoże Ci to utrzymać się na właściwym torze i zapewni, że niczego nie przeoczysz. Kiedy otrzymujesz list pisany w ręce, łatwo jest zwrócić na niego uwagę, ponieważ faktycznie trzymasz go w ręku, jednak kiedy otrzymujesz e-mail, jest to po prostu myśl lub wiadomość, którą możesz łatwo kliknąć. Z tego powodu, e-maile są bardzo łatwe do przypadkowego zapomnienia o.

Decluttering your inbox and streamlining everything into specific folders is a good idea. Powinieneś również unikać zbyt częstego sprawdzania swoich maili, ponieważ może to spowodować, że staniesz się przytłoczony. Zamiast tego sprawdzaj je trzy razy dziennie: raz rano, raz po lunchu i raz przed wyjściem. Kiedy to zrobisz, odpowiedz od razu na wszystkie wiadomości, które możesz, i spisz te, na które musisz odpowiedzieć później, być może jeśli potrzebujesz wcześniej dodatkowych informacji.

Organizując swoją komunikację mailową i skupiając się na konkretnych godzinach, aby zająć się nią na stanowiskach pracy w biurze, przekonasz się, że w rezultacie Twoje podejście jest bardziej skoncentrowane i profesjonalne.

Pamiętaj, że e-mail to nie to samo, co otrzymanie wiadomości w mediach społecznościowych lub wiadomości tekstowej na telefonie, to forma komunikacji biznesowej, po prostu elektronicznej, a nie papierowej.